Excel es la herramienta por excelencia en todo lo que tiene que ver la administración empresarial, personal y gestión de archivos. La realidad es que su popularidad cada vez es más grane. Actualmente, muchos puestos de trabajo requieren distintos niveles de manejos de Excel.
Es por eso que es fundamental que aprendamos desde lo más básico, hasta lo más avanzado, comenzado por cómo hacer una tabla de Excel. ¿Crees que puede ser un desafío? La realidad es que si sigues esta guía paso a paso podrás hacerlo de forma fácil y sencilla.
¿Qué es una tabla Excel?
Antes de comenzar a hacer nuestra tabla, es fundamental que sepamos que la tabla, no solo es un rango con datos estructurados o celdas con elementos o una visualización diferente como muchos piensan. La realidad es que esto va mucho más allá, no se trata solo de celdas con datos organizados, es nada menos que un Objeto especial, el cuál se crea con comandos de Excel.
Un ejemplo sería, hacer uso del comando “Tabla” que se encuentra disponible en el apartado “Insertar” que está dentro del grupo de tablas. Dicho esto, mencionamos que este, sí es un formato especial, que organiza un rango de celdas y lo mejor es que inserta filtros sobre las columnas sobre las que has decido convertir en una tabla de Excel.
¿Qué debemos considerar?
Por supuesto, ante de aprender cómo hacer una tabla de gastos e ingresos en Excel, es fundamental que tengamos en cuenta algunas consideraciones importantes. Estos consejos van a ayudarte muchísimo, especialmente si tienes poca o nula experiencia con este programa:
- Los datos deben organizarse en filas y columnas como corresponde.
- La primera fila debe apartarse para colocar una descripción. Por ejemplo, si necesitas llevar un control de gastos y ganancias, puedes colocar en la primera fila de la columna: “Ganancias” y al lado “Gastos”
- Se recomienda que cada columna tenga un mismo tipo de datos, así evitarás confundirte. Por ejemplo, si en alguna colocaste “Gastos” úsala únicamente para colocar los datos de los gastos.
- Procura evitar que las filas o columnas NO tengan datos en blancos.
Si ya has comprobado que cumples con todos estos requisitos, entonces estás listo para comenzar.
Primeros pasos
El primer paso es aprender a crear directamente la tabla. Aquí, debes seleccionar cualquiera de las celdas que se encuentra en el rango de datos y hacer clic en el comando que apare arriba, “Insertar” luego nos vamos a “Tabla” e inmediatamente Excel va a reconocer los datos o el contenido que tienes añadido y lo clasificará como una tabla. Por supuesto, hay casos en los que, debido a errores en el contenido, Excel no va a concordar con los datos añadidos, así que debes ponerte manos a la obra y arreglar, cualquier espacio vacío o de contenido que tengas.
Otro detalle adicional es que cuando el programa detecta una fila de encabezados a los datos que añadiste, aparecerá una opción que te dirá que la tabla tiene dichos encabezados. Así se te agilizará el proceso, lo que es una ventaja conveniente, por ello hemos mencionado que debe añadirte dicho contenido.
Una vez te salga este último aviso, solo quedaría hacer clic en “Aceptar” y ¡Listo! Ya tendrías tu tabla Excel. Para finalizar con este punto, acotamos que es probable que el programa añada un estilo determinado de tabla, cosa que podrás modificar.
Haciendo una tabla con estilo
En caso de que ya hayas probado el estilo predeterminado que mencionamos antes, y desees cambiarlo o darle un mejor diseño, entonces este apartado es para ti. Es posible crear una tabla con el estilo que desees haciendo algunos ajustes pertinentes.
Sin embargo, para esto vamos a hacer uso de un botón diferente. El caso es que, al igual que antes, debes añadir los datos correspondientes, ir al apartado “Insertar” pero esta vez, debes ir al grupo “Estilo” y hacer clic en el botón que aparece de “Dar formato como tabla”.
Si lo has hecho bien, vas a ver un menú o apartado con los estilos que hay disponibles. Solo queda que elijas el que más te guste. Una vez seleccionado tu favorito, debes hacer clic en el botón aceptar, y la tabla se añadirá automáticamente con el estilo deseado.
Eliminado el estilo
En caso de que desees eliminar el estilo, pero seguir conservando las funciones que se añaden a la tabla, entonces debes hacer lo siguiente: Ve a “Tabla” y luego al apartado “Herramientas de Tabla”.
Ahí encontrarás la sección de diseño, y al hacer clic se desplegarán los estilos de tabla, aquí deberás seleccionar la opción de borrar que aparece al pie del menú. Si hiciste los pasos correctamente verás que se ha eliminado el diseño, pero sigue conservando las funcionalidades que provee.
¿Cómo ordenar y filtrar en una tabla Excel?
Bien, ahora que sabemos todo sobre cómo hacer una tabla de Excel, es importante que demos un paso más allá y aprendamos cómo se gestiona el filtro para ordenar, tanto números, como nombres y cualquier tipo de datos relevantes. Para lograrlo debes seguir estos pasos:
Añade los datos
Recuerda que el primer paso es añadir los datos que deseas filtrar. Para ello necesitará añadir en la primera fila un encabezado o nombre para cada columna. Una vez hecho esto, sabrás qué elementos estás filtrando y a qué corresponde cada dato.
Selecciona todos los encabezados que deseas filtrar, y haz clic derecho, se desplegarán algunas opciones, entre ellas una que dice: “Filtrar”. Ahora debes seleccionar el valor que deseas filtrar, entre las opciones aparece:
- Filtrar por valor
- Por color de Celda
- Color de Fuente
- Filtrar por icono
Haz clic en la que corresponda para tu caso. Esta opción te permitirá filtrar por orden descendente o ascendente los datos o números que has añadido. Cabe mencionar que todas las opciones que hay en cuanto al filtrado, nos permite crear o manejar un criterio específico que se ajusta a nuestras necesidades en la tabla.
La recomendación aquí es que pruebes los que creas conveniente y vayas ajustando hasta dar con el que realmente necesites.
